Para que funcione correctamente la matriculación de alumnos en un nuevo año escolar es condición necesaria que la inspección educativa haya autorizado el cupo de grupos de alumnos de una determinada enseñanza, tipo de matrícula (Oficial, 1-Cuatrimestre, 2-Cuatrimestre, Distancia, …), curso y turno.
Desde Alborán no se comprueba dicha autorización de cupo de grupos, pero sí se requiere que en el año escolar destino de la matrícula se haya creado como mínimo un grupo de alumnos de la enseñanza tipo de matrícula (Oficial, 1-Cuatrimestre, 2-Cuatrimestre, Distancia, …), curso y turno en que se quiere matricular.
En centros de infantil y primaria es obligatorio respetar la forma de nombrar los grupos (I3A, I3B, … , P1A, P1B, …), porque la aplicación usa internamente ese nombre de grupo en la recuperación de muchos datos, que dejarían de funcionar si no se cumple (en centros de línea uno debe utilizarse obligatoriamente la letra A).
Importante para tareas de matrícula según promoción:
Esta tarea hay que realizarla estando activo en el centro educativo el curso escolar en el que finalizan los estudios los alumnos que se van a promocionar y matricular.
Si en el curso escolar siguiente va a haber más grupos que en el anterior, los nuevos grupos deben existir en el año escolar siguiente y en el anterior deben crearse los grupos que desde los que les correspondería la promoción, después de las promociones puede borrarse el grupo del año escolar anterior. Ejemplo. Si en el curso escolar 2020/2021 existe P1A P1B, y para el curso escolar 2021/2022 se existirán P2A, P2B y P2C (en 2º habrá una línea más que en 1º), el grupo P2C es nuevo en el curso 2021/2022, y en el curso 2020/2021 y debe crearse el grupo P1C que sería el que se origen por promoción natural.
Si en el curso escolar siguiente va a haber menos grupos que en el anterior, en el curso escolar siguiente también deberán estar creados todos los grupos que se correspondan con la promoción natural. Por ejemplo si en el curso escolar 2020/21 existe P1A, P1B y P1C (3 líneas) , y en el curso escolar 2021/2022 solo tendrá dos líneas (A y B) en el curso escolar 2021/2022 deberán crearse también las tres líneas P2A, P2B y P2C, y después de realizada la promoción eliminar el grupo P2C.
Otra tarea importante es la definición en el nuevo año escolar de las evaluaciones que se realizarán (1, 2, .., F) ya sea de forma genérica o detallada para cada uno de los estudios en los centros IES en Configuración > Sistema educativo > Evaluaciones, porque las matrículas que se realicen de los alumnos, estarán configuradas para tantas evaluaciones como se hayan definido. En los centros CEIP estas evaluaciones han de definirse en Datos Generales > Periodos de evaluación.