IES: Matricualción de solicitudes de admisión de ciclos formativos presencial y a distancia, y cursos de preparación para pruebas de acceso a ciclos formativos

Las solicitudes de admisión para estudios de ciclos formativos (no de Artes y Diseño) también se pueden registrar en Alboran para ayudar a los gestores de los centros educativos.
Las convocatorias de los procesos de admisión tienen dos formas:

  • Presencial: el centro recoge las instancias en la secretaría del centro y las graba en Alborán para decidir sobre su admisión y posterior matriculación.
  • A distancia: el solicitante registra a través del trámite de la sede electrónica del ministerio de educación su solicitud. También es posible que el centro recibiera solicitudes por otros medios y las registrase en Alborán.

Es muy importante tener en cuenta que una solicitud puede incluir más de una petición para ser admitido en unos estudios de un determinado centro educativo. El centro educativo, a través del proceso de baremación de las solicitudes, que es externo a la aplicación Alborán, deberá decidir en cuál de los estudios solicitados le corresponde la matriculación.

Una vez matriculada una solicitud en un estudio, quedará registrada como matriculada y ya no podrá matricularse en otros estudios. Por tanto, una solicitud (número de solicitud) solo podrá generar una matrícula.

¿Cómo matricular a un alumno en más de un estudio?

Supongamos que un alumno, en especial a distancia, está cursando el final de un ciclo formativo o de un estudio, y las normas educativas le permiten matricularse en otro.

Este alumno deberá generar dos solicitudes, la primera para los estudios a terminar y una segunda para los estudios a empezar.

Solicitudes presenciales

El centro debe organizar la recogida de solicitudes y las listas de admitidos provisionales y definitivas con sus propios medios ofimáticos o los que designe su dirección provincial.

Los solicitantes solo deben presentar una solicitud, en el primero de los centros para los que solicita estudios de ciclos formativos (pudede solicitar más de un estudio en distintos centros). El centro que recibe la solicitud debe grabarla en Alborán utilizando el apartado Admisión alumnos > Ciclos formativos > Presencial, botón [Añadir].

Por cada solicitud registrará los datos en las distintas pestañas, en la pestaña [Datos académicos] se registrarán los centros y estudios que solicita. Puede ser que una solicitud incluya varios estudios de un centro o varios estudios en distintos centros con un orden de prelación.

Una vez finalizado el registro de una solicitud el centro ya no podrá modificarla, salvo que eleve una incidencia a soporte.alborán. Sí podrá borrarla y crearla de nuevo.

Solicitudes a distancia

Los centros que tengan autorizada la impartición de enseñanzas a distancia, tendrán a su disposición el apartado Admisión alumnos > Ciclos formativos > A distancia, en el que estarán todas las solicitudes procesadas a través de el trámite correspondiente publicado en la sede electrónica del ministerio de educación y formación profesional.

En centro podrá consultar cada una de las solicitudes, pero no modificarlas. También podrá borrarlas si la ha registrado el centro y están en estado “En curso”. Cualquier corrección de la instancia debe hacerse mediante comunicación con el solicitante a través de los datos de contacto registrados en la solicitud para que el propio solicitante la corrija desde el trámite de acceso a sede electrónica, o aportando por correo electrónico al centro la documentación que falte.

Al hacer clic en el icono [pdf] de cada solicitud se accederá a una copia del documento pdf que se genera al finalizar la solicitud.

Al hacer clic en el icono [editar] se accede a los datos de una solicitud organizados por pestañas.

  • Datos personales
  • Datos familiares
  • Datos académicos: presenta las peticiones de centro y estudio registradas, puede tener más de un estudio por centro, y datos adicionales refericos al acceso, situación laboral, estudos y solicitudes en otros centros
  • Documentacion: presenta la documentación aportada por un alumno en su solicitud y permite añadir nueva documentación a la solicitud, por ejemplo, la recibida por el centro durante la revisión y subsanación de la solicitud.
  • Estado: permite al revisor de la solicitudes cambiar el estado de las mismas. Son válidos los siguientes estados:
    • C : en Curso: Grabándose por el usuario o por el centro (recibió mails o correo postal con la solicitud), puede modificarla tanto el usuario desde sede electrónica como el centro desde Alborán Web
    • F : Finalizada: Finalizada por el usuario, se supone que ha aportado todos los datos.
    • PR : Pendiente de Revisión: Finalizada y en estudio por el centro.
    • PS : Pendiente de Subsanación: Necesita aportar datos que se recibirán en el centro por email o correo ordinario.
    • S : Subsanada
    • T : Terminada su revisión: Está lista para ser Admitida y Matriculada
    • D : Denegada: La razón de la denegación se le comunica al usuario por email o correo desde el centro .
    • A : Admitida: Admitida y pendiente de matriculación. Solo podrán pasar a admitidas las Terminadas.
    • M : Matriculado: Alumno matriculado en Alborán. Esta solicitud ya no puede ser modificada. Solo podrán pasar a Matriculadas las Admitidas.
  • Motivos subs: (pendiente de programar) esta pestaña aparece cuando la solicitud esta en el estado “PS : Pendiente de Subsanación:” permite al revisor de la solicitudes indicar el motivo hace que la solicitud deba subsanarse. El solicitante recibirá comunicación correspondiente por email o correo desde el centro.

Adjudicación

Menú: Admisión alumnos > Ciclos formativos > Adjudicación

En este apartado aparecerán todos los estudios de ciclos formativos para los que el centro tiene vacantes (deben crearse los registros correspondientes en Alborán) y creados grupos de alumnos en el año académico actual, en las modalidades Presencial y a Distancia, junto con el recuento de las solicitudes registradas. La Dirección Provincial podrá actualizar el número de vacantes ofertadas en el centro. Actualmente, aunque las vacantes sean cero se permite realizar la admisión de solicitudes.

Pulsando el icono [editar] de un estudio y curso concreto, aparecerán la relación de solicitudes registradas en estado Terminada su revisión. A partir de los documentos de listas de admitidos, con la baremación aplicada por el centro, el supervisor podrá marcar aquellas que sean admitidas y guardando la decisión con el botón [Guardar].

Este proceso es reversible dermarcando y volviendo a guardar.

Matriculación de las solicitudes

Menú: Admisión alumnos > Ciclos formativos > Matriculación

Para poder matricular las solicitudes de admisión deberán estar creados los grupos en el año escolar en el que se van a matricular para cada uno de los estudios, cursos, y turnos (distancia, diurno, vespertino).

En este apartado sólo aparecerán las solicitudes que hayan sido revisadas y se les haya adjudicado el estado Terminada de revisar.

La matriculación debe realizarse seleccionando solo un alumno, aunque en aparezca un listado con todos las solicitudes en estado Terminada. Próximamente se intentará mejorar este procedimiento, para que cuando se seleccione una solicitud se vean sus datos personales y todos los datos de matriculación que se le van a asignar.

Las matriculaciones actualmente solo asignan grupo de alumnos y estudios. La matriculación de las materias (o módulos de ciclos formativos) a cursar debe realizarse por el secretario del centro manualmente, ya sea editando una a una las matrículas implicadas o mediante la funcionalidad Utilidades Matricul. en Bloque CF

Nota: Revisar el concepto de solicitud de admisión y matriculación que se expone al principio de este artículo.

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